Wir werden in einer hybriden Welt leben,

in der virtuelle Treffen gewöhnlich

und Geschäftsreisen nicht zwangsläufig notwendig sind.

Travel Management

Wir sind Ihr erster Ansprechpartner, wenn es um Ihre geschäftliche Mobilität, also um das Travel Management, für Ihr Unternehmen geht.

Als Travel Management bezeichnet man neben der Planung und Buchung von Geschäftsreisen den kompletten Verlauf des Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesses. Travel Management ist somit die Analyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen, die in Zusammenhang mit 1. der Planung, 2. der Buchung, 3. der Reisekostenabrechnung sowie 4. dem Controlling von Geschäftsreisen notwendig ist. Die Prozesse werden in Pre-Trip, On-Trip und Post-Trip differenziert.

Im angelsächsischen Sprachraum wird „Travel Management“ auch als „Corporate Travel Management“ bezeichnet. Ziel des Travel Management ist es, einen effektiven und effizienten Geschäftsreiseprozess sicherzustellen. Um einen optimalen Einkaufserfolg erzielen zu können, ist der Einkauf frühzeitig einzubeziehen.

Travel Management Prozess

Aufgrund der Komplexität des Travel Managements ist es notwendig, dass alle nationalen und internationalen Projekt- und Einkaufsaktivtäten zentral aufgesetzt und gesteuert werden. Die Travel Management Aktivitäten werden oft auch von den Finanz-, Einkaufs- oder Personalabteilungen wahrgenommen.

Tellmann Consulting erarbeitet gemeinsam mit dem Kunden die richtigen Antworten. Unser Leistungsspektrum reicht von der Analyse und Strategieentwicklung bis zum Umsetzungsmanagement. Für unsere Kunden entstehen so unmittelbar wirksame und nachhaltige Lösungen:

  • Strategien für die Optimierung von Travel Management Leistungen
  • Global Sourcing, Ausschreibungen, Verhandlungen und Volumenbündelung
  • Einkaufseffizienz und Kostensenkungen von Travelleistungen (Total Cost of Travel)
  • Kaufmännische, fachliche und technische Prozessoptimierungen
  • Organisation von Strukturen und Prozessen
  • End-to-End Transformation und Implementierung
  • Optimierung von Zahlungssystemen, wie z.B. Kreditkarten

Diese Dienstleistungen erbringen wir national und international.

Wir identifizieren die Stärken und Schwächen im Geschäftsreise Segment.

Die Reiserichtlinie ist eine Handlungsvorschrift mit bindendem Charakter für alle Reisenden. Die Reiserichtlinie ist die „Plattform“ für das Travel Management, da alle Vorschriften und Regelungen, die mit den Leistungsträgern getroffen wurden, in den Systemen berücksichtigt werden müssen. Wir unterstützen Sie in der Ausgestaltung und Implementierung von nationalen und internationalen Reiserichtlinien.

Im Geschäftsreisebetrieb ist die Nutzung von Kreditkarte nicht mehr wegzudenken. Für Sie als Unternehmen  liegt der Nutzen z.B. in dem Wegfall von Vorschüssen oder in der Transparenz der Reiseausgaben, welche mit den Kreditkartendaten nachvollziehbar werden.

Wir sind darauf spezialisiert für Sie den passenden Kreditkartenanbieter zu finden und navigieren Sie hierbei durch eine Vielzahl von Kreditkartentypen (>30 Stück), wie z.B. virtuelle Kreditkarten, BTA Karten oder ePayable Karten. Wir berücksichtigen in einem transparenten Ausschreibungsprozess nationale und internationale Rahmen- und Zahlungsbedingungen, um für Sie das beste Ergebnis erzielen zu können. Neben den herkömmlichen Kreditkarten können wir für Sie auch ein „ePayable“ oder ein „Supply Chain Finance Program“ für die Ausgaben Ihres Unternehmen entwickeln.

Sehr oft sind unsere Verhandlungsergebnisse „Game Changer“, da wir einerseits für unsere Mandanten die Kosten reduzieren können und andererseits Rückzahlungen auf das getätigte Transaktionsvolumen erhalten. Tellmann Consulting verhandelt nicht nur auf Augenhöhe mit den Banken, sondern setzt das Kreditkartenprogramm auch in Ihrem Unternehmen um.

Die Online Booking Engine und das Reisebüro, auch TMC genannt (Travel Management Company), sind von signifikanter Bedeutung für die Beschaffung Ihrer Reiseleistungen. Dies gilt insbesondere in der Buchung von komplexen Reisen (z.B. Gabelflügen). Insbesondere in Zeiten von Pandemien müssen die Reisebüroagenten eine Vielzahl an Einflussfaktoren berücksichtigen, wie z.B. Quarantänevorschriften oder Flugkorridore. Wir unterstützen Sie bei den Verhandlungen und bei der Auswahl von nationalen oder internationalen Transactionen (TAF), Management (MAF), Subscription oder Network Access Fees.

Die Herangehensweise für die Verhandlungen mit Fluggesellschaften hängt im Wesentlichen von Ihrem abgeflogenen und prognostizierten Volumen ab. Sehr oft gibt es Oligopole mit monopolistischen Tendenzen, Kapazitätsengpässe oder Restriktionen, wie z.B. Nachtflugverbote. Tellmann Consulting verhandelt für Sie die Routen der Fluggesellschaften, die Transaktionsgebühren oder Bonusprogramme.

Im globalen Hotelmarkt gibt es zahlreiche Unterkünfte für Geschäftsreisende. Die Mehrzahl der Betten befindet sich in den Häusern der größeren Hotelketten. Wir analysieren mit Ihnen gemeinsam Ihren Bedarf an Unterkünften und entwickeln ein für Sie optimales Hotelprogramm. Wir berücksichtigen hierbei verschiedene Buchungswege, wie zum Beispiel Hotelportale, Online Booking Engines oder Reisebüros.

Im Rahmen Ihres Mobilitätskonzeptes prüfen wir den Einsatz von Car Sharing, Pool- oder Mietwagen. Wir richten uns hierbei nach Ihren Vorgaben, wie z.B. Fahrzeugklassen oder Buchungsvolumen, um diese international optimieren und implementieren zu können.

Wir unterstützen Sie ebenfalls bei der Optimierung Ihrer Fahrzeugflotte, bei der Implementierung von  E-Ladestationen oder bei der Einführung eines internen Mitarbeiterprogramms für E-Bikes, wo Sie als Arbeitgeber das E-Bike Leasing teilweise oder ganz steuerfrei unterstützen können.

Die Gesundheit und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter steht an vorderster Stelle und ist die Basis für Ihren Unternehmenserfolg. Tellmann Consulting unterstützt Sie nachhaltig und im Einklang mit Ihrer weltweiten Fürsorgepflicht für Ihre Mitarbeiter. Wir zeigen Ihnen präventive Lösungen für mögliche medizinische Notfälle oder Sicherheitsvorfälle, damit Ihre Mitarbeiter stressfreier und gut vorbereitet Ihre Reise beginnen können.

Da MICE-Aktivitäten oft dezentral geplant und durchgeführt werden, ist es in der Regel sehr anspruchsvoll Geschäftszahlen zu ermitteln und eine zentrale Steuerung aufzubauen. In dem stark fragmentierten Markt der Agenturen und Reisebüros gibt es viele Möglichkeiten zur Konsolidierung. Der MICE-Prozess wird durch Travel Management Systeme ideal unterstützt. Auch hier gibt es intelligente Ansätze, um Prozesse und Kosten zu optimieren. Wichtig sind standardisierte und bewährte Abläufe, wie etwa bei Produkteinführungen oder bei Corporate Meetings und Events.

Nicht nur Katastrophen, wie Tsunamis oder Erdbeben, sondern auch alltägliche Zwischenfälle, wie zum Beispiel Erkrankungen oder notwendige Behandlungen, müssen vom Unternehmen berücksichtigt werden, für die Reisenden vorbereitet und in Notfallplänen umgesetzt werden. Da die Fürsorgepflicht beim Arbeitgeber liegt, sollte die Vorsorge auch in Hinblick auf das Ausland versichert sein. Wir analysieren und wählen mit Ihnen die für Sie passendste Versicherungslösung aus.

Im Zeitalter der Digitalisierung sind online, vom Kunden gebuchte Reisen vorteilhaft, da Sie so eine Prozessoptimierung sowie transparente und vergleichbare Preise erhalten, Transaktionskosten bei den Reisebüros sparen und den Reisenden einen größeren Komfort bieten.

Die Online Buchungssysteme werden auch als Online Booking Tool (OBT), Online Booking Engine (OBE), Self Booking Tool (SBT) oder auch Internet Booking Engine (IBE) bezeichnet. Die Reisebuchung erfolgt über das Modul „Travel“ und die Reiseabrechnung erfolgt im Modul „Expense“, womit die Erfassung (Buchung und Abtrechnung), Genehmigung und Prüfung in beiden Modulen schnell und einfach vonstatten geht. Online Plattformen werden beispielsweise von SAP Concur, Amadeus Cytric, Chrome River oder MobileXpense angeboten.

Tellmann Consulting unterstützt Sie bei der Auswahl der für Sie am besten geeigneten Travel Management Technologien. Wir legen großen Wert auf standardisierte Prozesse und agile Erweiterungen, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit auszubauen. Benötigen Sie eine Firmenlizenz oder besteht die Möglichkeit bestimmte Technologien Ihres Reisebüros zu nutzen? Wir haben Erfahrungen in der Auswahl und Implementierung verschiedenster Travel Management IT-Systeme:

  • Online Booking Engines
  • Online Expense Engines
  • Kreditkartenportale
  • Airline-, Hotel- und Mietwagen-Portale
  • Meeting Place Finder
  • Traveller Security
  • Reporting
  • Bonus Programme (z.B. Miles & More)
  • ERP Integration
  • CO2 Rechner
  • “End to End” Digitalisierung
  • Travel Management Cockpit / KPI`s

Unter Change Management, auch als Veränderungsmanagement bezeichnet, verstehen wir die Koordination einer planvollen Übergangsphase vom Ist zum Soll-Zustand. Wir kombinieren die Top-Down mit der Bottom-Up-Kommunikation, indem wir die Stakeholder aktiv einbeziehen. Je mehr Mitarbeiter einbezogen werden, desto eher werden die Änderungen akzeptiert und zu unterstützt. Tellmann Consulting setzt einen mit den Stakeholdern abgestimmten Engagement- und Kommunikationsplan mit Unterstützung von z.B. Roadshows oder Telefon-/Videokonferenzen um.

Die Vielzahl an Travel Management Informationen erfassen wir strukturiert in einer Datenbank („Master Data“), in der alle nationalen und internationalen Informationen zusammengeführt werden. Hierzu gehören z.B. die Cluster OBE`s, TMC`s, Hotels oder Kreditkarten Provider. Gemeinsam mit unseren Kunden stimmen wir den Implementierungsplan ab, welcher die Phasen, Länder und Cluster beinhaltet und in einer Deployment Map dargestellt (DIN A0) wird.

Tellmann Consulting Example- Travel Management Deployment Map

Wir beraten Sie nicht nur einkaufsspezifisch, sondern zeigen Ihnen im Rahmen einer End-to-End Strategie alle Handlungs- und Optimierungsoptionen auf. In der Umsetzung von Travel Management Programmen arbeiten wir nach der Strategie „think global, act local“.